DELIBERAZIONE
10 FEBBRAIO 1999
Disposizioni concernenti misure organizzative per
l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione
dell’ art. 22, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del decreto del
Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.
LA COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI
FONDI PENSIONE
Visto il decreto legislativo
21 aprile 1993, n. 124, e successive modifiche ed integrazioni (di seguito
decreto legislativo n. 124 del 1993);
Visto l'art. 16, comma 2, del decreto legislativo n.
124 del 1993, come sostituito dall'art. 13 della legge 8 agosto 1995, n. 335,
che ha istituito la Commissione di vigilanza sui fondi pensione( di seguito
Commissione di vigilanza), dotata di personalità giuridica di diritto pubblico,
con lo scopo di perseguire la corretta e trasparente amministrazione e gestione
dei fondi per la funzionalità del sistema di previdenza complementare;
Visto l'art. 16, comma 3,
del decreto legislativo n. 124 del 1993, come modificato dall'art. 13 della legge
8 agosto 1995, n. 335, che dispone, tra l'altro, in ordine al funzionamento ed
ai principi che disciplinano l'attività e l'organizzazione della Commissione di
vigilanza;
Vista la legge 7 agosto
1990, n. 241 ( di seguito legge n. 241 del 1990), recante nuove norme in
materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti
amministrativi;
Visto il decreto del
Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352 (di seguito decreto del
Presidente della repubblica n. 352 del 1992), concernente il regolamento per la
disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di
accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della
legge n. 241 del 1990;
Visto in particolare l'art.
22, comma 3, della legge n. 241 del 1990, che rimette alle singole
amministrazioni di adottare le misure organizzative idonee a garantire il
diritto di acceso ai documenti amministrativi;
Ravvisata la necessità di
dare attuazione alle disposizioni di cui all'art. 22, comma 3, della legge n.
241 del 1990, ed all’art. 1, comma 2, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352 del 1992, sopra richiamati;
DELIBERA
Sono
approvate le misure organizzative per l'esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi in attuazione dell'art. 22, comma 3, della legge n.
241 del 1990 di seguito riportate:
Art.
1
1. Il diritto di accesso può essere
esercitato in relazione ai documenti inerenti le materie non elencate nel
“Regolamento per l’individuazione delle categorie di documenti sottratti
all’accesso”, emanato dalla Commissione di vigilanza ai sensi dell’art. 24
della legge n. 241 del 1990, cui si fa rinvio.
2. Nell’ambito delle categorie per le
quali è ammesso, l’accesso è consentito sia ai documenti originali sia a copie
di essi. Qualora l’accesso ai documenti originali non sia possibile senza
recare pregiudizio al diritto di riservatezza di persone fisiche, persone
giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, ovvero senza violare il segreto
d’ufficio, l’accesso agli stessi è consentito limitatamente alle parti la cui
visione non comporti il pregiudizio o la violazione predetti.
3. Il diritto di accesso si intende,
comunque, realizzato con l’integrale pubblicazione dei documenti nel Bollettino
della Commissione di vigilanza o altra adeguata forma di pubblicità, comprese
quelle attuabili mediante strumenti informatici, elettronici o telematici.
Art. 2
1. Nelle
more dell’adozione delle misure organizzative per l’istituzione dell’Ufficio
relazioni con il pubblico di cui all’art. 12 del decreto legislativo 3 febbraio
1993, n. 29 e successive modificazioni ed integrazioni, per l’attuazione delle norme in tema di
trasparenza dell’attività amministrativa, di diritto di accesso, di corretta
informazione, il Responsabile per le relazioni con il pubblico, nominato ai
sensi dell’art. 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352
del 1992, fornisce, su richiesta degli interessati, gli elementi informativi
occorrenti per la regolare presentazione delle istanze ed ogni chiarimento ed
indicazione necessario in merito alle modalità di esercizio del diritto di
accesso e dei relativi costi.
2. In
particolare, il Responsabile per le relazioni con il pubblico, in
collaborazione con le unità organizzative competenti, assicura:
a) servizi all’utenza tali
da agevolare l’esercizio dei diritti di partecipazione di cui al capo III della
legge n. 241 del 1990;
b) informazioni all’utenza
sugli atti amministrativi, sui responsabili, sullo svolgimento e sui tempi di
conclusione dei procedimenti.
Art.3
1. Il diritto di accesso è riconosciuto:
a) ai soggetti privati portatori di interessi
personali e concreti, per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti;
b) alle amministrazioni pubbliche che abbiano uno
specifico interesse, per lo svolgimento delle funzioni ad esse attribuite;
c) ai portatori di interessi diffusi, costituiti in
associazioni o comitati, previo accertamento della natura dell’interesse di cui
sono portatori e della legittimazione del soggetto richiedente.
Art. 4
1. Per l’esercizio del diritto di accesso
in via informale mediante richiesta, verbale o scritta, rivolta alla
Commissione di vigilanza si richiamano le disposizioni di cui all’art. 3 del
decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992.
Art. 5
1. Qualora non sia possibile
l’accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi
sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri
rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse o sull’accessibilità del
documento, il diritto di accesso si esercita, conformemente a quanto stabilito
dall’art. 4, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n.352 del
1992, in via formale con la presentazione o inoltro da parte del richiedente di
un’apposita istanza che deve indicare:
a)
le
generalità;
b)
il
documento oggetto della richiesta ed, eventualmente, il procedimento cui il documento
stesso è relativo ovvero gli elementi utili alla sua identificazione;
c)
la
motivazione della richiesta;
d)
le
modalità con cui s’intende esercitare il diritto di accesso;
e)
gli
estremi del documento identificativo che verrà esibito al momento dell’accesso;
f)
la
data e la sottoscrizione.
2.
Qualora
il soggetto istante rivesta particolari funzioni (legale rappresentante di
persona giuridica, rappresentante, tutore o curatore dei soggetti interessati
all’accesso), lo stesso è tenuto ad indicare ed esibire la fonte o il
provvedimento attributivo del potere di rappresentanza.
3.
Una
singola istanza può riguardare anche più documenti; in ogni caso le istanze
debbono essere formulate in modo da consentire l’identificazione dei documenti
in relazione ai quali si richiede l’accesso.
Art. 6
Modalità di presentazione dell’istanza formale di accesso
1. L’istanza deve essere indirizzata alla
“Commissione di vigilanza sui fondi pensione” ed è inoltrata direttamente
all’unità organizzativa competente a formare l’atto conclusivo del procedimento
o a detenerlo stabilmente.
2. Della data di ricezione dell’istanza,
se pervenuta per corrispondenza, in mancanza di altri mezzi idonei allo scopo
quali ricevuta di ritorno e telefax fa fede il timbro a data della Commissione
di vigilanza, apposto sull’istanza nel giorno del suo arrivo.
3. In caso di presentazione dell’istanza
direttamente agli uffici della Commissione di vigilanza verrà rilasciata
apposita ricevuta, anche mediante consegna di copia dell’istanza protocollata.
4. Le richieste di accesso sono raccolte,
ai sensi e con le modalità di cui all’art. 11 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352 del 1992, in appositi archivi.
Art. 7
1. Responsabile del procedimento di
accesso è il dirigente dell’unità organizzativa competente a formare l’atto
ovvero a detenerlo stabilmente, o altro dipendente della stessa unità da questi
designato.
2. Il
responsabile del procedimento provvede all’istruttoria e ad ogni altro
adempimento inerente al procedimento di accesso, operando secondo le modalità
indicate nell’art. 6 della legge n. 241 del 1990.
Art. 8
1. L’istanza di accesso è esaminata
procedendo, preliminarmente, all’accertamento delle condizioni di ammissibilità
e dei requisiti di legittimazione del richiedente.
2. Qualora
l’istanza sia irregolare o incompleta, il responsabile del procedimento ne dà
comunicazione al richiedente, entro dieci giorni dalla sua presentazione,
mediante raccomandata con avviso di ricevimento o altro mezzo idoneo ad
accertarne la ricezione. In tal caso il termine del procedimento ricomincia a
decorrere dalla data di perfezionamento dell’istanza.
3. Entro trenta giorni dalla presentazione o ricezione
dell’istanza ovvero dal suo perfezionamento, la Commissione di vigilanza
assume, con provvedimento espresso, le sue decisioni, dandone immediata
comunicazione al richiedente entro lo stesso termine.
1. In
caso di accoglimento della domanda di accesso, al richiedente vengono indicati
l’unità organizzativa presso la quale può prendere visione ed eventualmente
estrarre copia dei documenti, i giorni e l’orario durante i quali può avvenire
la consultazione e fornita ogni altra informazione necessaria per poter esercitare
concretamente il diritto di accesso.
2. L’accoglimento
dell’istanza di accesso a un documento comporta la facoltà di accesso agli
altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo
procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o di regolamento.
Art.
10
1. Il
richiedente, all’atto dell’accesso ai documenti, è identificato mediante
l’esibizione di un documento valido di riconoscimento e deve, ove occorra,
comprovare i propri poteri rappresentativi mediante esibizione, se non già
effettuata, di idonea documentazione.
2. Il
diritto di accesso è esercitato mediante visione dei documenti alla presenza di
un incaricato della Commissione di vigilanza e, a richiesta, mediante
estrazione di copie.
3. E’
vietato asportare i documenti dal luogo in cui sono dati in visione, tracciare
su di essi segni o comunque alterarli in qualche modo.
4. Il
richiedente ha facoltà di prendere appunti e trascrivere qualsiasi parte del
documento ottenuto in visione.
5. Il
rilascio di copie è subordinato, ai sensi dell’art. 25, comma 1, della legge n.
241 del 1990, al rimborso dei relativi costi nell’ammontare determinato dalla
Commissione di vigilanza e preventivamente comunicato all’interessato all’atto
dell’accesso.
6. L’accesso deve essere effettuato, a
pena di decadenza, entro sessanta giorni dalla data di ricezione della
comunicazione di accoglimento della richiesta di accesso. Tale termine è
raddoppiato per i residenti all’estero.
7. Su richiesta dell’interessato le copie
possono essere autenticate.
Art. 11
Rifiuto, limitazione o differimento dell’accesso formale
1. Il provvedimento di rifiuto, di
limitazione o di differimento dell’accesso richiesto in via formale è motivato
con specifico riferimento alla normativa vigente, alle categorie di documenti
di cui alle fattispecie indicate all’art. 24 della legge n. 241 del 1990, alle
circostanze di fatto per le quali la richiesta non può essere accolta così come
proposta.
2.
L’atto
che dispone il differimento dell’accesso ne indica la durata.
Art.
12
Art. 13
Pubblicità aggiuntiva
1.
Le
presenti disposizioni, oltre che pubblicate nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica e nel Bollettino della
Commissione di vigilanza, possono essere rese pubbliche mediante ulteriori
forme e modalità stabilite dalla stessa.
Art. 14
Entrata in vigore
1.
Le
presenti disposizioni entrano in vigore il giorno successivo a quello della
loro pubblicazione nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 10 febbraio 1999 Il
Presidente: Bessone